Nebenkostenabrechnung prüfen: Fristen, typische Fehler und Ihre Rechte als Mieter

Im Herbst und Winter ist es wieder so weit: Die Nebenkostenabrechnung liegt im Briefkasten, und unten steht eine Nachzahlung von mehreren hundert Euro. Zahlen müssen Sie aber nur, was der Vermieter auch korrekt abgerechnet hat – und Fehler sind keine Seltenheit. Hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten.

Bis wann muss die Abrechnung kommen?

Der Vermieter muss über die Betriebskosten jährlich abrechnen. Die Abrechnung muss Ihnen spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Läuft der Abrechnungszeitraum wie meist vom 1. Januar bis 31. Dezember, muss die Abrechnung für 2025 also bis zum 31. Dezember 2026 bei Ihnen sein. Entscheidend ist der Zugang bei Ihnen, nicht das Datum auf dem Schreiben.

Kommt die Abrechnung zu spät, darf der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen – es sei denn, er kann für die Verspätung nichts. Ein Guthaben muss er Ihnen dagegen auch dann auszahlen.

Was eine Abrechnung enthalten muss

Damit eine Abrechnung formell wirksam ist, muss sie für Sie nachvollziehbar sein. Dazu gehören:

• die Gesamtkosten jeder Kostenart für das ganze Haus,
• der Verteilerschlüssel, zum Beispiel nach Wohnfläche, Personen oder Verbrauch,
• die Berechnung Ihres Anteils,
• der Abzug Ihrer Vorauszahlungen.

Fehlt einer dieser Punkte oder ist die Abrechnung unverständlich, kann sie insgesamt oder für einzelne Kostenarten unwirksam sein.

Diese Kosten darf der Vermieter umlegen – und diese nicht

Umlegen darf der Vermieter nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind. Was dazu gehört, steht in § 2 der Betriebskostenverordnung, zum Beispiel Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Müllabfuhr, Straßenreinigung, Hausreinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Schornsteinfeger, Gebäudeversicherung und Hausmeister.

Nicht umlegen darf er insbesondere:

• Verwaltungskosten, etwa für die Hausverwaltung oder Kontoführung,
• Reparaturen und Instandhaltung, zum Beispiel die Reparatur der Heizung oder des Aufzugs,
• Rücklagen für künftige Arbeiten,
• beim Hausmeister den Anteil, der auf Reparaturen und Verwaltung entfällt,
• seit dem 1. Juli 2024 die Gebühren für den Kabelanschluss (Fernsehen), die früher über die Nebenkosten abgerechnet werden durften.

Außerdem muss der Vermieter wirtschaftlich handeln. Er darf also keine überhöhten Preise akzeptieren und an Sie weitergeben.

Heizkosten: Hier passieren die meisten Fehler

Heiz- und Warmwasserkosten müssen in Mehrfamilienhäusern überwiegend nach Verbrauch abgerechnet werden, in der Regel zu 50 bis 70 Prozent. Geschieht das nicht, dürfen Sie Ihren Anteil an diesen Kosten um 15 Prozent kürzen (§ 12 Heizkostenverordnung).

Seit 2023 muss der Vermieter außerdem einen Teil der CO₂-Kosten für Gas, Heizöl und andere fossile Brennstoffe selbst tragen – je schlechter das Gebäude gedämmt ist, desto mehr. Die Abrechnung muss die CO₂-Kosten und die Einstufung des Gebäudes ausweisen. Fehlen diese Angaben, dürfen Sie Ihren Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG).

Sind bereits fernablesbare Zähler eingebaut, muss der Vermieter Sie zudem regelmäßig, in der Regel monatlich, über Ihren Verbrauch informieren (§ 6a Heizkostenverordnung). Ältere Zähler müssen bis Ende 2026 durch fernablesbare ersetzt werden.

Ihr Recht auf Belegeinsicht

Sie dürfen die Originalbelege einsehen – also Rechnungen, Verträge und nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs auch die Zahlungsbelege (BGH, Urteil vom 09.12.2020, VIII ZR 118/19). Meist geschieht das im Büro des Vermieters oder der Hausverwaltung; oft schicken Vermieter auch Kopien oder Scans.

Solange der Vermieter Ihnen die Einsicht verweigert, müssen Sie eine Nachzahlung in der Regel nicht leisten.

So gehen Sie vor

1. Datum notieren, an dem die Abrechnung bei Ihnen eingegangen ist, und Briefumschlag aufbewahren.
2. Mit dem Vorjahr vergleichen. Starke Sprünge bei einzelnen Kosten sind ein Anlass nachzufragen.
3. Belegeinsicht verlangen, wenn Ihnen Posten unklar oder zu hoch erscheinen.
4. Schriftlich widersprechen. Einwendungen müssen Sie spätestens zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung erheben (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach können Sie inhaltliche Fehler in der Regel nicht mehr geltend machen. Nennen Sie die Posten, die Sie beanstanden, und begründen Sie kurz, warum.
5. Unstreitige Beträge zahlen. Zahlen Sie den Teil der Nachzahlung, gegen den Sie nichts einwenden, und behalten Sie nur den strittigen Betrag zurück.
6. Vorauszahlungen im Blick behalten. Nach einer Abrechnung darf der Vermieter die monatlichen Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Auch das können Sie umgekehrt verlangen, wenn Sie regelmäßig ein hohes Guthaben haben.

Haben Sie eine Rechtsschutzversicherung, die Mietrecht umfasst, übernimmt sie in der Regel die Kosten einer anwaltlichen Prüfung. Bei Fragen zu Kaution und Auszug lesen Sie auch unseren Beitrag Kaution wird nicht zurückgezahlt: Ihre Rechte als Mieter.

Unser Rat

Zahlen Sie eine hohe Nachzahlung nicht ungeprüft, setzen Sie aber auch keine Fristen aufs Spiel. Wer innerhalb der zwölf Monate gezielt widerspricht und die Belege einsieht, bekommt oft einen Teil des Geldes zurück oder muss weniger nachzahlen.

Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen zur Rechtslage und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Für eine verbindliche Einschätzung Ihrer Situation sprechen Sie uns gern an.