Mahnung oder Inkasso-Schreiben erhalten: Was Sie jetzt tun sollten

Ein Brief vom Inkassobüro, rote Schrift, eine Zahlungsfrist von wenigen Tagen und eine Summe, die deutlich höher ist als die ursprüngliche Rechnung: Viele Menschen erschrecken bei so einem Schreiben. Wichtig ist, ruhig zu bleiben und zu prüfen. Nicht jede Forderung ist berechtigt, und nicht jede Gebühr ist zulässig.

Was ist ein Inkasso-Schreiben?

Ein Inkassobüro treibt Forderungen für einen anderen ein, zum Beispiel für einen Online-Shop, einen Mobilfunkanbieter oder ein Fitnessstudio. Es ist keine Behörde und kein Gericht. Ein Inkasso-Schreiben ist rechtlich eine Zahlungsaufforderung, nicht mehr. Pfänden oder Ihr Konto sperren kann ein Inkassobüro nur, wenn es vorher einen gerichtlichen Titel erwirkt hat, etwa einen Vollstreckungsbescheid oder ein Urteil.

Welche Angaben muss das Schreiben enthalten?

Schon im ersten Schreiben an Privatpersonen muss das Inkassobüro klar und verständlich angeben (§ 13a Abs. 1 RDG):

• für wen es handelt, also den Namen des Gläubigers,
• woraus die Forderung stammt, bei einem Vertrag also Vertragsgegenstand und Datum des Vertragsschlusses,
• bei Zinsen die Hauptforderung, den Zinssatz und den Zeitraum,
• welche Inkassokosten es verlangt, in welcher Höhe und warum,
• woher es Ihre Adresse hat, wenn sie nicht vom Gläubiger stammt,
• welche Aufsichtsbehörde zuständig ist.

Fehlen diese Angaben, können Sie die Forderung nicht prüfen. Fordern Sie die fehlenden Informationen schriftlich an, bevor Sie zahlen.

Muss ich die Forderung bezahlen?

Prüfen Sie zuerst, ob die Forderung überhaupt besteht:

• Kenne ich den Gläubiger? Habe ich bei diesem Unternehmen wirklich etwas bestellt oder einen Vertrag geschlossen?
• Habe ich schon bezahlt oder den Vertrag wirksam gekündigt oder widerrufen?
• War die Ware mangelhaft oder wurde die Leistung nie erbracht?
• Ist die Forderung verjährt? Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB). Sie beginnt in der Regel mit dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und der Gläubiger davon wusste (§ 199 Abs. 1 BGB). Eine Forderung aus dem Jahr 2022 ist also grundsätzlich mit Ablauf des 31. Dezember 2025 verjährt, wenn die Verjährung nicht zwischendurch gehemmt war, etwa durch ein gerichtliches Mahnverfahren. Auf die Verjährung müssen Sie sich ausdrücklich berufen.

Besteht die Forderung nicht, widersprechen Sie schriftlich und begründen Sie kurz, warum. Bewahren Sie eine Kopie auf.

Besteht die Forderung, ist es meist sinnvoll, die Hauptforderung zu begleichen, um weitere Kosten zu vermeiden. Die Zusatzkosten sollten Sie dennoch prüfen.

Welche Inkassokosten sind zulässig?

Inkassokosten müssen Sie grundsätzlich nur zahlen, wenn Sie mit der Zahlung in Verzug waren (§ 286 BGB). Verzug tritt in der Regel erst nach einer Mahnung ein. Ohne Mahnung kommen Sie als Verbraucher spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug – aber nur, wenn die Rechnung auf diese Folge ausdrücklich hingewiesen hat (§ 286 Abs. 3 BGB).

Seit dem 1. Oktober 2021 sind die Inkassokosten gesetzlich deutlich begrenzt. Besonders bei kleinen, unbestrittenen Forderungen und wenn Sie gleich auf das erste Schreiben zahlen, dürfen nur geringe Gebühren verlangt werden. Hat der Gläubiger erst ein Inkassobüro und danach zusätzlich einen Anwalt beauftragt, dürfen Ihnen die Kosten in der Regel nur so hoch berechnet werden, als hätte von Anfang an nur ein Anwalt gehandelt.

Ob die verlangten Kosten in Ihrem Fall zulässig sind, hängt von der Höhe der Forderung und vom Verlauf ab. Überhöhte Kosten müssen Sie nicht zahlen.

Achtung beim Ratenzahlungsangebot

Inkassobüros bieten oft eine Ratenzahlung an und lassen sich dafür ein Schuldanerkenntnis unterschreiben. Damit erkennen Sie die Forderung an und verlieren unter Umständen Einwände, die Sie sonst hätten, etwa die Verjährung. Außerdem kann eine zusätzliche Einigungsgebühr anfallen. Das Inkassobüro muss Sie vorher auf diese Folgen und Kosten hinweisen. Unterschreiben Sie nichts, bevor die Forderung geprüft ist.

Mahnbescheid vom Gericht: Jetzt zählt die Frist

Ein gerichtlicher Mahnbescheid kommt in einem gelben Umschlag vom Mahngericht. Er ist ernster als jedes Inkasso-Schreiben. Halten Sie die Forderung für unberechtigt, legen Sie mit dem beigefügten Formular innerhalb von zwei Wochen Widerspruch ein (§ 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO). Ankreuzen genügt, eine Begründung ist nicht nötig.

Versäumen Sie die Frist, kann der Gläubiger einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Gegen ihn können Sie innerhalb von zwei Wochen Einspruch einlegen. Achtung: Der Vollstreckungsbescheid ist sofort vollstreckbar. Der Gläubiger kann also schon während der Einspruchsfrist pfänden lassen, auch wenn die Forderung eigentlich unberechtigt war. Ein Einspruch allein stoppt die Pfändung nicht; dafür ist ein gesonderter Antrag beim Gericht nötig.

So gehen Sie vor

1. Nicht ignorieren, nicht vorschnell zahlen. Lesen Sie das Schreiben genau und notieren Sie die Fristen.
2. Prüfen Sie die Forderung anhand Ihrer Unterlagen: Vertrag, Rechnung, Kontoauszüge, Kündigung.
3. Fordern Sie fehlende Angaben an und widersprechen Sie schriftlich, wenn die Forderung nicht besteht.
4. Unterschreiben Sie kein Schuldanerkenntnis, bevor die Forderung geprüft ist.
5. Beim Mahnbescheid sofort handeln – die Zwei-Wochen-Frist läuft ab Zustellung.
6. Lassen Sie sich beraten, wenn es um höhere Beträge geht oder Sie unsicher sind. Mit einer Rechtsschutzversicherung, die Vertragsrecht umfasst, kümmern wir uns gemeinsam mit Ihnen um die Deckungszusage.

Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen zur Rechtslage und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Für eine verbindliche Einschätzung Ihrer Situation sprechen Sie uns gern an.